Forretningsorden afdelingsmøder

Dirigent, referent og stemmeudvalg:
1.    Afdelingsmødet vælger blandt de mødeberettigede en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med mødets dagsorden og påser, at vedtægter og denne forretningsorden følges ved mødets gennemførelse, herunder om mødet er korrekt indkaldt og beslutningsdygtigt. Dirigenten er hele afdelingsmødets mødeleder og bør derfor holde sig neutral og ikke indgå i debatten.

2.    Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af de trufne beslutninger, og af resultatet af eventuelle afstemninger. . Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen og omdeles til samtlige lejemål i afdelingen senest 4 uger efter mødets afholdelse.

3.    Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget skal være mindst 2, og disse må ikke være medlem/suppleant af afdelingsbestyrelsen. Stemmeudvalget bistår dirigenten og påser optælling af det samlede antal stemmer, herunder ugyldige og blanke stemmer.

Afstemninger:
4.    Hver husstand har 2 stemmer uanset størrelsen. Der stemmes normalt ved håndsoprækning med de udleverede stemmesedler, medmindre afdelingsmødet træffer beslutning om skriftlig afstemning. Beslutninger træffes ved almindelige stemmeflerhed. Ved valg følges reglerne i punkt 15-21 inkl. 

Mødets forhandlinger:
5.    Ved henvendelse til dirigenten kan man få ordet under mødet. Dirigenten giver ordet til talerne i den rækkefølge, de melder sig. Dirigenten kan dog af hensyn til debattens afvikling  ændre på rækkefølgen af talere, og skal begrunde dette over for afdelingsmødet. Det er dirigentens opgave at sørge for, at talerne holder sig til punktet på dagsordenen, og at der på mødet holdes en god tone.  Dirigenten har mulighed for at sætte en tidsmæssig begrænsning på taletiden af hensyn til mødets afholdelse og den tid, der er fastsat til afholdelse af mødet.

6.    Dirigenten kan, efter at have meddelt afdelingsmødet dette, beslutte at lukke talerlisten efter den næste taler.   Dirigenten kan ligeledes beslutte, at der ikke kan fremsættes nye forslag/ændringsforslag under det pågældende dagsordenpunkt efter at talerlisten er lukket, og debatten er afsluttet. Ligeledes kan dirigenten med afdelingsmødets tilslutning træffe afgørelse om mødets ophør før dagsorden er ophørt, mødets udsættelse til en anden dag, en sags el. et forslag afvisning/udsættelse, undladelse af afstemning, og henvise en sag til udvalgsbehandling.

7.    Uden for talerlisten skal dirigenten give ordet til talere, der har indlæg vedrørende. mødets forretningsorden og ledelse. Dirigenten må tage dette til efterretning og lede mødet derefter. Forslag om ny dirigent sættes straks til afstemning. Afstemningen ledes af formanden.

Behandling af forslag:
8.    Indlæg og forslag, der vedrører et dagsordenspunkt, kan ikke fremsættes, når debatten om punktet er afsluttet.

9.    Ændringsforslag afleveres skriftligt til dirigenten og motiveres af forslagsstilleren, hvorefter det indgår i debatten om hovedforslaget. Ved behandling af budgettet henvises til punkt 13 - 14 inkl.

10.    Ved afstemning om hovedforslaget, hvortil der er stillet ændringsforslag, stemmes der først om ændringsforslag og derefter om hovedforslaget  i givet fald med de ændringer, som måtte være vedtaget forinden.

11.    Ved afstemning om alternative ændringsforslag og hovedforslag sætter dirigenten først det forslag, som er mest vidtgående, under afstemning. Fremstår et ændringsforslag som et alternativ til hovedforslaget, stemmes der om det sammen med hovedforslaget. Vedtages et forslag, bortfalder afstemningen om alternative forslag.

12.    Til formforslag, dvs. forslag om afvisning el. udsættelser af en sag, om genoptagelse af en sag, om nedsættelse af udvalg, om afslutning af debatten, om dirigentens fratræden o. lign., kan der ikke stilles ændringsforslag. 
Behandling af budgettet:

13.    For at ændringsforslag til budgettet el. langtidsplanen, der fremsættes under behandling af budgettet, kan behandles, bør de økonomiske konsekvenser heraf oplyses samtidig med forslagets fremsættelse. Budget/langtidsplan skal være omdelt 1 uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde.

14.    Ved den endelige godkendelse konstaterer dirigenten, om budgettet er detail- el. principgodkendt. Ved detailgodkendelse skal senere budgetændringer forelægges afdelingsmødet, medmindre der er tale om ændringer, som afdelingsmødet ingen indflydelse har på, f.eks. offentlige skatter, afgifter o. lign. Ved en principgodkendelse kan afdelingsbestyrelsen godkende budgetændringer, medmindre den godkendte budgetramme ændres væsentligt.
Valg:

15.    For at kunne vælges skal vedkommende på afdelingsmødet el. skriftligt forinden dette have erklæret sig villig til at modtage valg. Dirigenten forklarer afstemningsreglerne grundigt.

16.    Alle valg sker ved skriftlig afstemning, medmindre der kun er opstillet samme antal kandidater som antallet af pladser, der skal besættes. Genvalg kan finde sted. Kandidaterne skrives op i alfabetisk rækkefølge. Ved valg og øvrige afstemninger har hver husstand 2 stemmer uanset husstandens størrelse.

17.    Afdelingsmødet vælger medlemmer af afdelingsbestyrelsen. Valgbare som medlemmer af afdelingsbestyrelsen er beboere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. Denne konstituering skal ske på et bestyrelsesmøde, senest 2 uger efter afdelingsmødet.

18.    Ved valget kan hver stemmeberettiget stemme på op til det antal kandidater som antallet af de ledige pladser i afdelingsbestyrelsen, der skal besættes. Stemmesedler, som indeholder det samme navn flere gange, flere navne end det antal kandidater, der skal bruges, eller andre navne på personer, som ikke er bragt i forslag, er ugyldige.

19.    De ledige pladser i afdelingsbestyrelsen besættes af kandidaterne i den rækkefølge, stemmetallerne angiver. I tilfælde af stemmelighed afgøres rækkefølgen ved lodtrækning.

20.    Afdelingsmødet vælger 2 suppleanter for de valgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Alle suppleanter vælges for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted. En suppleant, som indtræder i afdelingsbestyrelsen i stedet for et medlem, der har varigt forfald, indtræder i medlemmets resterende valgperiode.

21.    Afdelingsmødet træffer beslutning om valget af afdelingens repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab. Hvis afdelingsmødet vedtager, at valget skal ske på afdelingsmødet, sker det efter tilsvarende regler, som gælder for øvrige valg. Funktionsperioden for repræsentanter er et år. Genvalg kan finde sted. Der vælges suppleanter for afdelingens repræsentanter. Hvis afdelingen beslutter, at valget af afdelingsrepræsentanterne skal foretages af afdelingsbestyrelsen, sker dette valg på afdelingsbestyrelsens første møde efter det ordinære afdelingsmøde (valgmødet).

Urafstemning:
22.    Afdelingsmødet kan beslutte, at emner, der er til behandling på mødet, skal afgøres endeligt ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens lejere. Ved beslutning om urafstemning i henhold til vedtægterne godkender afdelingsmødet afstemningstemaet, der bør være enkelt og entydigt. Samtidig besluttes det, hvilket materiale der skal udsendes som grundlag for urafstemningen. Afstemningen, der er skriftligt og hemmelig, iværksættes ved afdelingsbestyrelsens foranstaltning. Afdelingsmødet fastsætter fristen for afholdelse af urafstemning. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse.

Beboergrupper:
23.     Afdelingsmødet kan beslutte at delegere sine og/eller afdelingsbestyrelsens beføjelser på et bestemt område til en eller flere beboergrupper, der nedsættes til at varetage bestemte opgaver eller aktiviteter. Opgavens indhold og omfang samt tidsrammen herfor bestemmes af afdelingsmødet ved nedsættelse af en sådan gruppe. Samtidig besluttes, hvilket rådighedsbeløb gruppen skal kunne disponere over til den pågældende aktivitet. Gruppen skal have pligt til at afgive rapport om sin virksomhed og til at aflægge regnskab for de afholdte udgifter. Regnskabet skal være godkendt af afdelingsbestyrelsen og administrationen. 

Afdelingsmødets opgaver og beføjelser skal stemme overens med gældende lovgivning/vedtægter.

Denne forretningsorden er vedtaget af afdelingsmødet den 31. marts 2016 og revideret den: 15. maj 2019